Databehandleraftale

Dette er et eksempel på Screenpublishers databehandleraftale. Jeres egen aftale udfyldes automatisk med oplysningerne fra jeres konto og kan downloades under Administration, når I er logget ind i Screenpublisher.

---

Nedenfor finder du Screenpublishers databehandleraftale. Den gælder for den behandling af personoplysninger, som Screenpublisher ApS foretager på vegne af kunden (den dataansvarlige), når kunden bruger Screenpublisher.

Aftalen accepteres ved oprettelse af en konto i Screenpublisher. Felterne i [kantede parenteser] udfyldes automatisk med oplysningerne fra kontoindstillingerne, og den gældende version kan til enhver tid hentes i Screenpublisher. Spørgsmål til aftalen kan rettes til [email protected].

Standardkontraktsbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

[Kundens navn]
CVR-nr.: [CVR-nr.]
[Adresse]
[Postnr. og by]
Kontaktperson: [Kontaktpersonens navn], [Kontaktpersonens e-mail]

herefter ”den dataansvarlige”

og

Screenpublisher ApS
Rømersvej 4
7430 Ikast
CVR: 36478446

herefter ”databehandleren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

Bestemmelserne udgør Screenpublishers databehandleraftale og accepteres af den dataansvarlige ved oprettelse af en konto i Screenpublisher. Oplysningerne om den dataansvarlige ovenfor hentes fra kontoindstillingerne i Screenpublisher, og den dataansvarlige er ansvarlig for, at de er korrekte og opdaterede.

Indhold

• 2. Præambel
• 3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
• 4. Databehandleren handler efter instruks
• 5. Fortrolighed
• 6. Behandlingssikkerhed
• 7. Anvendelse af underdatabehandlere
• 8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
• 9. Bistand til den dataansvarlige
• 10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
• 11. Sletning og returnering af oplysninger
• 12. Revision, herunder inspektion
• 13. Parternes aftale om andre forhold
• 14. Ikrafttræden og ophør
• 15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
• Bilag A – Oplysninger om behandlingen
• Bilag B – Underdatabehandlere
• Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

2. Præambel

2.1  Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2.2  Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

2.3  I forbindelse med leveringen af Screenpublisher i henhold til Screenpublishers til enhver tid gældende betingelser (”hovedaftalen”) behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

2.4  Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

2.5  Der hører tre bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

2.6  Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

2.7  Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

2.8  Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

2.9  Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

2.10  Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3.1  Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2  Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. Det er hertil alene under den dataansvarliges kontrol, hvilke personoplysninger der behandles, herunder indtastes og genereres i Screenpublisher applikationen.

3.3  Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage, herunder videregivelse til de underdatabehandlere, som databehandleren benytter, og som til enhver tid er oplistet i bilag B.

¹ Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.

4. Databehandleren handler efter instruks

4.1  Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

4.2  Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4.3  Ved at indgå denne databehandleraftale instruerer den dataansvarlige databehandleren i at behandle personoplysninger på følgende måder:

1. i overensstemmelse med gældende lovgivning;
2. for at opfylde sine forpligtelser i henhold til Screenpublishers betingelser for brug af applikationen;
3. som yderligere specificeret ved den dataansvarliges normale brug af applikationen;
4. som beskrevet i denne databehandleraftale.

5. Fortrolighed

5.1  Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

5.2  Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

6.1  Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
2. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
3. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
4. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

6.2  Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

6.3  Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

7.1  Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2  Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

7.3  Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.4  Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

7.5  Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

7.6  Den dataansvarlige har ret til at protestere imod en ny underdatabehandler, som behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den dataansvarlige adgang til databehandlerens databeskyttelsesvurdering og udarbejdede dokumenter om brug af underdatabehandleren. Hvis der herefter fortsat er uenighed om anvendelsen af underdatabehandleren, kan den dataansvarlige opsige sit abonnement med et kortere varsel end normalt for at sikre, at den dataansvarliges personoplysninger ikke behandles af den pågældende underdatabehandler.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

8.1  Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2  Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.3  Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

1. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
2. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
3. behandle personoplysningerne i et tredjeland

8.4  Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

8.5  Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

9.1  Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
3. indsigtsretten
4. retten til berigtigelse
5. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
6. retten til begrænsning af behandling
7. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
8. retten til dataportabilitet
9. retten til indsigelse
10. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

9.2  I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
2. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
3. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
4. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

9.3  Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

10.1  Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

10.2  Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

10.3  I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

1. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
2. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
3. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10.4  Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

11.1  Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.

12. Revision, herunder inspektion

12.1  Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

12.2  Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

12.3  Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

13.1  Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

13.2  Ansvar. Parternes erstatningsansvar for overtrædelse af disse Bestemmelser, herunder databehandlerens ansvar for underdatabehandlere, jf. Bestemmelse 7.5, er underlagt ansvarsbestemmelserne i hovedaftalen. Hvis hovedaftalen ikke indeholder en ansvarsbegrænsning, gælder, at ingen af parterne er ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste og tab af goodwill, og at hver parts samlede erstatningsansvar efter disse Bestemmelser er begrænset til et beløb svarende til det vederlag, den dataansvarlige har betalt for Screenpublisher i de 12 måneder forud for den skadegørende begivenhed, dog mindst 50.000 kr. Ansvarsbegrænsningen gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed og begrænser ikke de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningens artikel 82. Bøder, som pålægges en part, bæres af den pågældende part selv.

13.3  Vederlag for bistand. Databehandlerens bistand efter Bestemmelse 6.3, 9, 10, 11 og 12 samt bilag C ydes uden særskilt vederlag, i det omfang bistanden kan ydes via tjenestens standardfunktioner eller er af begrænset omfang. Øvrig bistand – herunder bistand til den dataansvarliges revisioner og inspektioner hos databehandleren ud over den årlige skriftlige bekræftelse, jf. bilag C.7, udarbejdelse af særskilt dokumentation, manuel udlevering af data samt gennemførelse af instrukser eller sikkerhedsforanstaltninger, som ikke er beskrevet i disse Bestemmelser – afregnes efter databehandlerens til enhver tid gældende timepriser. Databehandleren oplyser forinden den dataansvarlige om det forventede omfang. Bistand, som er nødvendiggjort af databehandlerens egen misligholdelse, herunder et brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller dennes underdatabehandlere, ydes altid uden vederlag.

13.4  Instrukser ud over standardydelsen. Databehandleren leverer en standardiseret cloudtjeneste til mange kunder. Giver den dataansvarlige instrukser, som går ud over disse Bestemmelser, og som ikke kan efterleves inden for tjenestens standardfunktionalitet, underretter databehandleren den dataansvarlige herom uden unødig forsinkelse. Parterne forhandler i så fald i god tro om en løsning, herunder om eventuelt vederlag. Opnås der ikke enighed, kan hver af parterne opsige hovedaftalen med 30 dages skriftligt varsel.

13.5  Lovvalg og værneting. Bestemmelserne er underlagt dansk ret. Tvister, som ikke kan løses i mindelighed, afgøres ved de almindelige danske domstole med Retten i Herning som første instans.

14. Ikrafttræden og ophør

14.1  Bestemmelserne træder i kraft, når den dataansvarlige opretter en konto i Screenpublisher og derved accepterer Screenpublishers betingelser, herunder disse Bestemmelser.

14.2  Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil. Databehandleren kan herudover ændre Bestemmelserne med mindst 30 dages varsel pr. e-mail til den dataansvarliges kontaktperson, forudsat at ændringen ikke forringer beskyttelsen af personoplysningerne. Ønsker den dataansvarlige ikke at acceptere ændringen, kan den dataansvarlige inden ikrafttrædelsen opsige hovedaftalen og slette sin konto. Den til enhver tid gældende version er tilgængelig i Screenpublisher.

14.3  Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

14.4  Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

14.5  Accept

Bestemmelserne accepteres elektronisk af den dataansvarlige og kræver ikke underskrift. Den dataansvarlige kan til enhver tid hente den gældende version i Screenpublisher. Ønsker den dataansvarlige en underskrevet udgave, kan den rekvireres hos databehandleren.

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

15.1  Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

15.2  Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Den dataansvarlige
Navn: [Kontaktpersonens navn]
E-mail: [Kontaktpersonens e-mail]

Databehandleren
Navn: Screenpublisher ApS
Telefonnummer: +45 93 40 74 30
E-mail: [email protected]

Bilag A – Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet er at levere Screenpublisher til den dataansvarlige – en cloudbaseret platform, hvor den dataansvarlige kan oprette, administrere og vise indhold (fx tekst, billeder og video) på digitale infoskærme – herunder at hoste, drive, vedligeholde og supportere tjenesten.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Behandlingen består primært i:

• opbevaring (hosting) af det indhold, som den dataansvarlige og dennes brugere opretter eller uploader i Screenpublisher, samt visning af indholdet på den dataansvarliges infoskærme
• konvertering og optimering af mediefiler til visning på infoskærme
• hentning og visning af indhold fra eksterne tjenester, som den dataansvarlige selv forbinder til Screenpublisher, fx Facebook og Instagram (Meta) samt Microsoft 365-kalendere, SharePoint og Power BI (Microsoft)
• administration af brugerkonti og rettigheder for den dataansvarliges brugere
• afsendelse af systemgenererede e-mails, fx invitationer, nulstilling af adgangskode og notifikationer
• backup, logning og overvågning med henblik på drift og sikkerhed
• support og fejlretning efter anmodning fra den dataansvarlige.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Den dataansvarlige har kontrollen over, hvilke kategorier af personoplysninger, der behandles i Screenpublisher applikationen, men omfatter almindelige personoplysninger som:

• Navn
• Titel
• E-mail
• Foto
• Brugeroplysninger (fx brugernavn, loginoplysninger og adgangsnøgler til integrationer) samt tekniske oplysninger som IP-adresse og logdata

Tjenesten er ikke beregnet til behandling af CPR-numre, særlige kategorier af personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 9) eller oplysninger om strafbare forhold (artikel 10). Den dataansvarlige sikrer, at sådanne oplysninger ikke indlægges i tjenesten, medmindre andet er aftalt skriftligt.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Den dataansvarlige har kontrollen over, hvilke kategorier af registrerede, der behandles i Screenpublisher applikationen, men kan blandt andet omfatte:

• Den dataansvarliges slutbrugere
• Den dataansvarliges medarbejdere
• Den dataansvarliges kontaktpersoner
• Øvrige personer, som den dataansvarlige vælger at vise på infoskærmene (fx kunder, elever, besøgende eller gæster)

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Behandlingen varer, så længe den dataansvarlige har en konto i Screenpublisher (betalt abonnement eller gratis udgave), og ophører, når kontoen er slettet, og personoplysningerne er slettet efter bilag C.4.

Bilag B – Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Databehandleren anvender de nedenfor anførte underdatabehandlere, som primært leverer hosting- og andre cloudtjenester. Databehandleren har indgået databehandleraftaler med samtlige underdatabehandlere, jf. Bestemmelse 7.3.

De anførte underdatabehandlere opbevarer den dataansvarliges personoplysninger inden for EU/EØS. Cloudflare, som beskytter tjenesten mod angreb, behandler dog datatrafikken i sit globale netværk, typisk i det datacenter, der er nærmest brugeren. Indgår en underdatabehandler i en koncern med selskaber uden for EU/EØS eller anvender den selv underleverandører uden for EU/EØS, og kan der derfor ske overførsel til et tredjeland (fx ved support eller fjernadgang), sker overførslen på grundlag af EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse om EU-U.S. Data Privacy Framework og/eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC), jf. bilag C.6. Tabellen nedenfor angiver for hver underdatabehandler formålet med behandlingen, hvor data opbevares, og overførselsgrundlaget.

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet, medmindre det sker efter proceduren for generel godkendelse i Bestemmelse 7.2 og bilag B.2.

Eksterne tjenester, som den dataansvarlige selv forbinder til Screenpublisher (integrationer, fx Meta og Microsoft), er ikke underdatabehandlere. Databehandleren henter alene indhold fra disse tjenester efter den dataansvarliges instruks, og den dataansvarliges brug af tjenesterne er reguleret af den dataansvarliges egen aftale med den pågældende leverandør.

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Ved tilføjelser eller udskiftninger af underdatabehandlere skal dette ske i overensstemmelse med Bestemmelse 7.2. Underretning sker pr. e-mail til den dataansvarliges kontaktperson, jf. Bestemmelse 15. En eventuel indsigelse skal være skriftlig og begrundet i databeskyttelsesmæssige forhold og skal fremsættes inden for varslingsperioden. Fremsættes der ikke indsigelse inden for varslingsperioden, anses ændringen for godkendt. Fastholdes indsigelsen, gælder Bestemmelse 7.6, og personoplysningerne slettes i så fald efter bilag C.4.

Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandleren er instrueret i at behandle personoplysninger med henblik på levering af Screenpublisher til den dataansvarlige, herunder hosting, drift, vedligeholdelse, backup, sikkerhed og support af tjenesten, som nærmere beskrevet i bilag A.1 og A.2 og Bestemmelse 4.3. Den dataansvarlige giver herudover løbende instruks gennem sin anvendelse og konfiguration af tjenesten, herunder ved oprettelse, ændring og sletning af indhold og brugere.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

Databehandlingen omfatter en mindre mængde personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 om ”Lovlig behandling”, hvorfor der skal etableres et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau. Behandlingen omfatter som udgangspunkt ikke CPR-numre eller særlige kategorier af personoplysninger, jf. bilag A.3.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

• Adgangsstyring: Kun medarbejdere, der har behov for det i deres arbejde, har adgang til personoplysninger. Hver medarbejder har sit eget personlige login, og adgange lukkes, når en medarbejder fratræder eller ikke længere har behov for adgang.
• 2-faktor-autentifikation: Databehandlerens administrative konti hos hostingleverandørerne er beskyttet med 2-faktor-autentifikation.
• Kryptering: Personoplysninger krypteres under transmission over internettet (HTTPS/TLS). Fjernadgang til servere sker udelukkende via krypterede forbindelser, fx SSH-nøgler eller VPN.
• Firewall: Produktionsserverne er beskyttet af firewall, så kun nødvendige porte og tjenester er tilgængelige.
• Opdateringer: Servere, software og medarbejdernes computere opdateres løbende med sikkerhedsopdateringer.
• Backup og genetablering: Der tages automatisk backup af databaser og filer med jævne mellemrum, så tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger kan genoprettes i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse. Herudover anvendes hostingleverandørernes redundante infrastruktur.
• Logning: Administrative adgange til produktionssystemerne logges, herunder via hostingleverandørernes logfunktioner. Logs opbevares sikkert og slettes, når de ikke længere er nødvendige.
• Medarbejdernes computere: Computere er beskyttet med adgangskode, krypteret harddisk og antivirus og låses, når de forlades. Det gælder også ved hjemmearbejde.
• Fysisk sikring: Personoplysninger opbevares i underdatabehandlernes datacentre (jf. bilag B), der har fysisk adgangskontrol og beskyttelse mod brand, strømsvigt, vandskade m.v. Databehandlerens kontorer aflåses, når de forlades.
• Fortrolighed og instruktion: Alle medarbejdere med adgang til personoplysninger er underlagt tavshedspligt, som også gælder efter ansættelsens ophør, og er instrueret i databeskyttelse og informationssikkerhed.
• Håndtering af sikkerhedsbrud: Databehandleren har en procedure for håndtering af brud på persondatasikkerheden, som sikrer, at der hurtigt gribes ind, og at den dataansvarlige underrettes, jf. Bestemmelse 10.
• Evaluering: Databehandleren gennemgår mindst én gang årligt sine tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at vurdere, om de fortsat er tilstrækkelige, jf. også bilag C.7.
• Væsentlige ændringer: Ved væsentlige ændringer af it-systemer og infrastruktur, som har betydning for behandlingssikkerheden eller behandlingens lokalitet, orienterer databehandleren den dataansvarlige herom.
• Overholdelse af regler: Databehandleren overholder de forpligtelser, der påhviler databehandleren efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, i forbindelse med levering af tjenesten.

Databehandleren må ikke behandle de af aftalen omfattede personoplysninger til egne formål, men alene til formål fastsat af den dataansvarlige.

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre tekniske og organisatoriske foranstaltninger i overensstemmelse med Bilag C, Afsnit C.2. ovenfor.

Foranstaltninger for bistand ved udøvelse af registreredes rettigheder, jf. Bestemmelse 9.1.

• Tjenesten giver den dataansvarlige mulighed for selv at se, rette, slette og eksportere indhold og brugere. Databehandleren bistår herudover efter anmodning den dataansvarlige med at sikre, at de registreredes rettigheder kan overholdes, herunder indsigt, sletning, begrænsning og rettelse af personoplysninger.
• Assistance til den registreredes anmodning skal ske uden unødig forsinkelse.
• Databehandleren skal have etableret en klar intern proces for håndtering af henvendelser vedrørende registreredes rettigheder.

Den dataansvarlige har til enhver tid i kontraktperioden ret til at få udleveret de personoplysninger, som databehandleren behandler på den dataansvarliges vegne. Udlevering sker som udgangspunkt ved, at den dataansvarlige selv eksporterer eller downloader sit indhold via tjenestens standardfunktioner. Ønskes udlevering i andet format eller på anden måde, sker det efter aftale, jf. Bestemmelse 13.3.

Foranstaltninger ved bistand ved sikkerhedsbrud, jf. Bestemmelse 9.2.

Ved et sikkerhedsbrud er databehandleren forpligtet til at bistå med følgende oplysninger, i det omfang de er tilgængelige for databehandleren (oplysningerne kan gives løbende, efterhånden som de bliver tilgængelige):

• Detaljer om bruddet, herunder tidspunkt, lokation og årsag.
• Tidspunkt for bruddets begyndelse, opdagelse og eventuel standsning.
• Beskrivelse af bruddets karakter, herunder om det vedrører fortrolighed, integritet eller tilgængelighed.
• Om muligt, angivelse af typer og omtrentligt antal berørte registrerede.
• Om muligt, beskrivelse af hvilke typer personoplysninger der er berørt.
• Navn og kontaktoplysninger på den person eller det kontaktpunkt, der kan give yderligere information.
• Redegørelse for de potentielle konsekvenser, som bruddet kan medføre.
• Beskrivelse af iværksatte eller planlagte tiltag for at håndtere bruddet og begrænse dets skadelige virkninger.

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Den dataansvarlige kan til enhver tid selv slette indhold, brugere og hele kontoen i Screenpublisher. Behandlingen af personoplysninger ophører, når den dataansvarliges konto slettes. Ophør af et betalt abonnement medfører ikke i sig selv sletning, da kontoen fortsætter i den gratis udgave, medmindre den dataansvarlige sletter kontoen eller skriftligt anmoder databehandleren om sletning.

Inden sletning kan den dataansvarlige eksportere eller downloade sit indhold via tjenestens standardfunktioner (tilbagelevering, jf. Bestemmelse 11.1).

Når kontoen er slettet, eller databehandleren har modtaget skriftlig anmodning om sletning, slettes personoplysningerne fra databehandlerens produktionssystemer inden for 30 dage. Personoplysninger i sikkerhedskopier (backup) slettes automatisk, efterhånden som sikkerhedskopierne udløber, og senest 90 dage efter, at kontoen er slettet, eller anmodningen er modtaget. Databehandleren bekræfter på anmodning sletningen skriftligt over for den dataansvarlige.

Databehandleren er berettiget, men ikke forpligtet, til at slette konti uden aktivt abonnement, som har været inaktive i mere end 24 måneder, med mindst 30 dages forudgående varsel pr. e-mail til kontoens administrator.

Oplysninger om kundeforholdet, herunder fakturaer og betalingsoplysninger, behandler Screenpublisher som selvstændig dataansvarlig, og de opbevares efter bogføringslovens regler. Disse oplysninger er ikke omfattet af disse Bestemmelser.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

Behandlingen er begrænset til at finde sted på de i bilag B, afsnit B.1 anførte lokaliteter, på databehandlerens adresse, Rømersvej 4, 7430 Ikast, samt på medarbejdernes hjemmearbejdspladser og midlertidige arbejdssteder inden for EU/EØS. Herudover kan der ske adgang fra tredjelande i det omfang, det følger af bilag B og C.6.

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Databehandleren skal forud for overførsel af den dataansvarliges personoplysninger til tredjelande identificere og indgå et passende overførselsgrundlag og sikre, at overførslen af personoplysninger kan ske på lovlig vis.

I forbindelse med overførsel af personoplysninger til tredjelande, jf. afsnit 8, godkender den dataansvarlige anvendelsen af Europa-Kommissionens gældende standardbestemmelser om databeskyttelse (SCC) med underdatabehandlere udenfor EU/EØS som overførelsesgrundlag.

I forbindelse med overførsel til underdatabehandlere i USA, godkender den dataansvarlige anvendelsen af EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse EU-U.S. Data Privacy Framework som overførselsgrundlag. Såfremt denne tilstrækkelighedsafgørelse vurderes ugyldig ved EU-Domstolen eller hvis de specifikke underdatabehandlere ikke er certificeret herunder, forpligter databehandleren sig til at anvende EU-Kommissionens gældende standardbestemmelser om databeskyttelse (SCC) som overførselsgrundlag.
Ved brug af SCC, forpligter databehandleren sig endvidere til at udarbejde Transfer Impact Assessment (TIA) for de overførsler af personoplysninger, som sker til usikre tredjelande, med henblik på at afgøre, om behandlingen kan ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.

Den dataansvarlige instruerer hermed databehandleren i at foretage de overførsler til tredjelande, som følger af anvendelsen af de i bilag B godkendte underdatabehandlere (eller senere godkendte underdatabehandlere, jf. Bestemmelse 7.2), forudsat at overførslen sker på et gyldigt overførselsgrundlag som beskrevet ovenfor.

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Den dataansvarlige fører tilsyn med databehandleren ved, at databehandleren årligt bekræfter over for den dataansvarlige, på skrift, at alle krav i databehandleraftalen fortsat efterleves. Hvis den dataansvarlige gøres opmærksom på en problematik hos databehandleren, der udgør en risiko for de behandlede personoplysninger, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.

Den dataansvarlige eller en af denne udpeget uafhængig revisor kan herudover foretage inspektion hos databehandleren, hvis den dataansvarlige vurderer det nødvendigt for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, eller hvis en tilsynsmyndighed kræver det. Inspektioner skal varsles skriftligt mindst 30 dage forinden, gennemføres inden for databehandlerens normale arbejdstid uden unødig forstyrrelse af driften og finder normalt ikke sted mere end én gang årligt, medmindre der er konkret mistanke om manglende overholdelse, eller der er sket et brud på persondatasikkerheden. De personer, der gennemfører inspektionen, skal være underlagt tavshedspligt. Inspektionen omfatter ikke oplysninger om databehandlerens øvrige kunder eller underdatabehandlernes datacentre, jf. bilag C.8.

Den dataansvarlige afholder egne omkostninger ved inspektionen, og databehandlerens bistand afregnes efter Bestemmelse 13.3. Viser inspektionen væsentlig misligholdelse af disse Bestemmelser, afholder databehandleren dog selv sine omkostninger.

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren fører tilsyn med underdatabehandlere ved årligt at gennemgå underdatabehandlernes relevante dokumentation – fx uafhængige revisionserklæringer og certificeringer (såsom ISO 27001, SOC 2 eller ISAE 3402/3000), databehandleraftaler og sikkerhedsdokumentation – eller, hvor sådan dokumentation ikke foreligger, ved et skriftligt tilsyn vedrørende underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Databehandleren dokumenterer sit tilsyn skriftligt og fremsender på anmodning en opsummering heraf til den dataansvarlige. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden for tilsynet og kan i sådanne tilfælde anmode om et nyt tilsyn under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode. En sådan anmodning kan dog kun imødekommes i det omfang, underdatabehandlerens vilkår giver mulighed herfor.

Baseret på resultaterne af det skriftlige tilsyn, er databehandleren (og den dataansvarlige) berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Såfremt underdatabehandleren ikke kan imødekomme de yderligere foranstaltninger, der kræves på baggrund af tilsynet, er databehandleren forpligtet til at undersøge muligheden for at udskifte underdatabehandleren.

I det omfang underdatabehandlerens vilkår giver mulighed herfor, har databehandleren eller en repræsentant for databehandleren herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når databehandleren (eller den dataansvarlige) finder det nødvendigt.

Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.

Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion af underdatabehandlerens lokaliteter er den dataansvarlige uvedkommende – uanset om den dataansvarlige har initieret og deltaget i en sådan inspektion.